Bien se préparer face aux factures impayées

Les imprévus font partis intégrants de la vie de l’entreprise, et souvent vous pouvez vous retrouver dans ce genre de situation, avec des factures impayées, sans nouvelle de votre client. Nous savons que vous préféreriez évidemment éviter cette situation, c’est pour cela qu’il est important d’anticiper ces imprévus. Tout d’abord assurer vous de bien connaître votre client, avant d’accepter un contrat vérifié le sérieux et la solvabilité de cette personne. Cela passe aussi bien par des échanges réguliers (mails, téléphones, rencontre), qu’une simple recherche sur Internet qui peut vous en apprendre beaucoup plus que vous ne le croyez.

Par la suite, prévoyez tout type de document commerciaux qui pourrait être utile au cas où cette situation se produirait. Gardez vos différents échanges écrits, vos devis signés, vos bons de commande, ainsi que vos factures qui doivent indiquer la date d’échéance de payement.

Vérifier vos factures pour prévenir les éventuelles erreurs

Dans un premier temps, avant d’envoyer votre facture, vérifiez que celui-ci soit recevable et qu’il comporte toutes les mentions légales obligatoires sur la facture (TVA, numéro de SIRET, etc.). Ensuite, assurez-vous que sur votre facture, soit noté les mentions de pénalités de retard, si celles-ci ne sont pas présente vous ne pourrez pas les réclamer en cas de factures impayées. Chaque petite erreur qui se trouvera sur votre facture sera un mauvais signe, car d’une part, votre client pourra la refuser, d’autre part, il aura la possibilité de vous en demander une autre, ce qui allongera d’avantage le temps d’attente pour le règlement.

Éviter les impayés grâce au logiciel de facturation

Un logiciel de facturation pour artisans vous aidera à anticiper la situation, il vous permettra de produire et de suivre vos devis et vos factures de façon à ce qu’il n’y est pas d’erreur dessus.

Un logiciel vous proposera automatiquement la possibilité de pouvoir mettre la TVA, le numéro de SIRET, une numérotation unique, en résumé toutes informations importantes à la réalisation de votre facture ou votre devis. Dans l’optique de vous faire gagner du temps, mais également ne pas vous tromper ou oublier des informations qui pourraient vous porter préjudice. De plus, le logiciel vous permettra de visualiser chaque document et leurs échéances en un seul clic et d’un seul coup d’œil, grâce au tableau de bord.

Comme stipuler au-dessus, il est important de garder vos documents commerciaux comme preuve, le logiciel vous permettra dans un premier temps à garder stocker vos documents dans le cloud, plus besoin de papier qui peut rapidement être perdu, détruit où endommager. Il vous permettra également de faire signer vos devis directement de la plateforme, une fois votre devis terminer envoyer le de la plateforme directement, en un seul clic.

Grâce de des fonctionnalités puissantes le logiciel de facturation vous aidera à gérer la situation, il vous permettra de relancer vos factures impayées en un seul clic. D’un coup d’œil, vous aurez la possibilité de voir le statut de votre facture (envoyé, réglé, en attente de règlement). Il vous suffit maintenant d’envoyer un mail à partir du logiciel où vous aurez la possibilité de lui renvoyer la facture ou bien seulement de lui envoyer un mail pour le relancer.

Si vous souhaitez d’avantage être protégé des impayés, vous pouvez demander une facture d’acompte, ce qui vous permettre d’abord de connaitre le sérieux et l’engagement de votre client et ensuite d’avoir une première garantie de payement.

Source image à la une: cobtp.fr